基幹業務から生産管理まで一貫した管理システムなら、株式会社スミタシステム

膨大な書類の整理・管理に人手や時間を費やし、業務に追われている多くの皆様の悩みを解決したい。そんな願いから、書類管理棚「Ｅ・ＰＲＯ（イープロ）」 の開発が始まりました。そこで着目したのは、膨大な書類の整頓・管理を効率よくかつ簡単に行える整頓方法です。我々は、使えば使うほど快適な業務環境が構 築される書類管理棚「Ｅ・ＰＲＯ」をご提案いたします。

新たな整頓術で書類管理効率を向上

Ｅ・ＰＲＯの提案する整頓術。それは使用頻度による整頓方法です。 使用頻度による整頓とは、書類の出し入れを行う過程で稼働率の高い書類と稼働率の低い書類を自然に区分けし、使用しない書類を抽出する整頓方法です。

その結果、書類棚には必要な書類のみを保管することとなるため、効率のよい管理が実現します。この整頓術によって、書類の取出しや整頓にかかる業務負荷が大幅に軽減され、業務効率の向上に繋がると考えます。

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認証セキュリティで安全な書類管理

管理棚には、重要書類の情報漏えいに配慮し、磁気ロック式の扉を採用しています。

磁気ロックは、認識コード（バーコード・磁気・ＲＦＩＤ）もしくはアクセスコードの認証確認でのみ解除されます。
管理棚に認証セキュリティを採用することで、安全な管理環境が構築されるとともに「誰が」「いつ」書類を使用したのかが確認できるため、紛失事故の防止という面でも安全性の高い管理が実現します。

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書類のロケーション管理で業務スピードアップ

棚に収める書類の全てに認識コード（バーコード・磁気・ＲＦＩＤコード）をもたせ、データベースで書類のロケーション（所在）を管理します。 その結果、それぞれの書類が「どの棚のどの位置」に収められているのかが常に特定できます。

このロケーション管理によって、書類の迅速な取出しはもちろん、書類の利用状況のなどがスピーディーに行えるため、業務効率がさらに向上すると考えます。

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スピーディなカルテの取り出し

• 読み込み
  患者様の診察券を読み込みます。
• 扉オープン
  診察券コードの認証確認の直後・患者様のカルテが収まっているカルテ棚の扉が開きます。
• 位置を表示
  カルテ棚上部のモニタにカルテの位置情報が表示されます。
• 取り出し完了
  診察券の読み込み／認証確認／カルテの取出しまで１０秒程度。

カルテの取出しが早い

受付業務の大半が「カルテの取出し」に費やされています。
Ｅ・ＰＲＯ-ＭＤではカルテの取出しにかかる時間は10秒程で完了。もうカルテの取出しに手を煩わされることはありません。

カルテをまとめて返却

時間のかかるカルテの返却も棚の空きスペースに一度にまとめて返却できます。一枚づつ所定に位置に返却する必要はありません。

カルテの整頓もラクラク

カルテが一定期間使用されていない場合、データベースが「より使用頻度の低い」カルテを抽出し、倉庫への移動を随時お知らせします。保管庫へ移動したカルテもロケーション管理されているため、倉庫内のカルテが必要な際にも速やかな取出しが可能です。

電子カルテ導入後も有効に活用

医療機関が電子カルテに移行した場合にも、同意書などの書類管理は従来通り保管が原則となります。電子カルテの導入後も、重要書類の安全な保管棚として有効に活用いただけます。

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